Vergadertechnieken

basiselementen van elke vergadering | soorten vergaderingen | agenda van een vergadering |
omgaan met spanning en weerstand | tips bij het maken van een verslag |
tips bij de voorbereiding van de vergadering | rol van de voorzitter bij het leiden van een vergadering |
bewust een manier kiezen om tot een beslissing te komen

basiselementen van elke vergadering

inhoud + proces + procedure + doelgericht
met kennis van zaken (en) vaardig met mensen (op) systematische wijze (werken aan de) Realisatie van een doel
  • het onderwerp is omlijnd
  • mensen met de nodige kennis en ervaring
  • feiten
  • meningen
  • juiste informatie
  • mensen baseren zich eerder op feiten dan op meningen
  • de juiste mensen zijn aanwezig
  • iedereen bereidt zich voor
  • ik luister
  • ik verduidelijk mijn mening
  • ik ben bereid mijn mening in vraag te stellen
  • ik onderscheid feiten van meningen
  • ik streef naar consensus
  • er is open communicatie
  • er heerst vertrouwen
  • probleemoplossende houding
  • win/win relatie
  • respect en waardering
  • wij maken de dingen bespreekbaar
  • elk neemt zijn rol op
  • wij kunnen omgaan met verschil van meningen
  • de rollen zijn duidelijk en aanvaard
  • iedereen levert een inbreng
  • de inbreng wordt verduidelijkt
  • men durft afstappen van een mening
  • er is een agenda
  • we spreken een procedure af
  • we gebruiken de jusite systematiek (bv stappenplan)
  • we hebben duidelijke verwachtingen tov elkaar
  • er worden heldere afspraken gemaakt
  • de besluitvorming is vlot en gericht op consensus
  • de leiding heeft aandacht voor doelen, rollen, procedures en relaties
  • de vergadertijd wordt gestructureerd
  • het doel is duidelijk voor iedereen
  • consensus over wat we willen bereiken
  • deze vergadering is noodzakelijk
  • het soort vergadering is op het doel afgestemd
  • wij wijken niet af van het doel


home | naar projectmanagement | naar boven

soorten vergaderingen

  1. Informatieverstrekkende vergaderingen/agendapunten
  2. Informatieverwervende vergaderingen/agendapunten
  3. Probleemstellende vergaderingen/agendapunten
  4. Adviserende vergaderingen/agendapunten
  5. Beslissingsvergadering/agendapunten
Bemerk: de invloed van de voorzitter daalt (niet zijn taak). de invloed van de groepsleden stijgt.
Belangrijk: besef in welke vergadering je zit. leg als voorzitter per agenda punt het doel uit.


home | naar projectmanagement | naar boven

agenda van een vergadering

Als u de agenda samenstelt, dan bepaalt u tegelijk het tijdsbeheer.
De agenda stuurt men vooraf aan alle deelnemers samen met de deelnemerslijst.
De agenda bevat de: Op de vergadering zelf ziet de agenda er meestal zo uit: Tips: de belangrijkste en dringendste punten eerst behandelen
Verslag:


home | naar projectmanagement | naar boven

omgaan met spanning en weerstand

 

Ontkennen
(kop in het zand)

Iets ermee doen
(iedereen)

Gedrag
  • Doen alsof er niets aan de hand is.
  • Alleen maar focus op de inhoud.
  • Geven van jij-boodschappen.
  • Personalisatie: Mr X is...
  • Geven van Ik-boodschappen.
  • Actief luisteren - herhalen.
  • Gedrag roept gedrag op.
  • Voortdurend aandacht op:
    - inhoud
    - proces/rollen
    - procedure
    - doel
Effect
  • Mensen haken af.
  • Afhaken in woord en daad.
  • Roddel:
    - Ze weten niet waarmee ze bezig zijn.
    - Ik ga alleen omdat ik moet.
    - Volgende keer ga ik niet meer.
  • Tijdswinst op langere termijn.
  • Vertrouwen
  • Consensus
  • Samenwerking
  • Meer kans om de doelstelling te bereiken

home | naar projectmanagement | naar boven

tips bij het maken van een verslag

  • Schrijf sleutelwoorden op tijdens het noteren.
  • Noteer zoveel mogelijk op de vergadering.
  • Schift informatie tijdens de opmaak van het verslag.
  • Ga op een goede plaats zitten tijdens de vergadering.
  • Geef geen overbodige gegevens.
  • Beperk u tot de essentie.
  • Zorg voor een overzichtelijke lay-out.
  • Vermijd teveel afkortingen en vakjargon.
  • Gebruik een concrete en directe stijl.
  • Gebruik een eenvoudige zinsstructuur.
  • Iemand die er niet bij was moet het verslag kunnen begrijpen.
  • Wees spaarzaam met onderlijnen en uitroeptekens.
  • Stel het verslag op in de tegenwoordige tijd.
  • Wees zuinig met afkortingen.
  • Gebruik dezelfde benaming voor afkortingen.
  • Noteer meningsverschillen.
  • Noteer de argumenten pro en contra in twee kolommen.
  • Nummer de elementen.
  • Wees correct en volledig bij het verwijzen naar iets.
  • Zorg dat de actiepunten opvallen.
  • Bundel de 'schijfjes informatie' tot een geheel.
  • Begin het verslag met de identificatiegegevens.
  • Leg de datum vast voor de volgende vergadering.
  • Eindig met een actieplan.
  • Nummer de pagina's.
  • Bundel (niet) meerdere pagina's.
  • Zorg dat het verslag snel klaar is.
  • Voeg bijlagen toe.

home | naar projectmanagement | naar boven

tips bij de voorbereiding van de vergadering

tips tijdsbeheer bij vergaderen Maak de dingen visueel
home | naar projectmanagement | naar boven

rol van de voorzitter bij het leiden van een vergadering

De voorzitter heeft de rol van de dirigent Doe niet alles zelf, zet de mensen aan het werk: Hou de teugels goed in handen door: Let op dat u zich als voorzitter 'niet ingraaft' in de inhoud: Zorg ervoor dat beslissingen in een redelijke tijd tot stand komen

Besteed aandacht aan het uitspreken van aanvaarding van de beslissing


home | naar projectmanagement | naar boven

bewust een manier kiezen om tot een beslissing te komen

Wat Hoe Mogelijke gevolgen
1. beslissen bij passieve aanvaarding De voorzitter of een groepslid stelt een keuze voor en als er geen reactie kot wordt dat beschouwd als goedkeuring van het voorstel. bv voorstellen die beginnen met 'gaat iedereen akkoord met ... ? nodigt uit tot gelatenheid
2. autoritaire beslissing Een keuze wordt voorgelegd zonder inspraak of tegenspraak. De beslisser verwijst naar de autoriteit (macht of deskundigheid) alles hangt af van het feit of de beslissing ook wordt aanvaard. Werkt wel snel.
3. minderheids beslissing Een minderheid slaagt er in haar keuze op te dringen. bv als de groep erg verdeeld is. er zijn winnaars en veel verliezers.
4. Meerderheids beslissing bv na een stemming er zijn winnaars en (iets minder) verliezers.
5. Beslissen bij éénparigheid zolang discussieren/onderhandelen tot iedereen het eens is. dit kan leiden tot besluiteloosheid of het kan de kwaliteit van de beslissing (compromissen) doen dalen.
6. Beslissen bij consensus Alle meningen krijgen uitvoerig de kans om te worden verduidelijkt (ook de afwijkende) en er wordt goed geluisterd. Mensen met een afwijkende mening hebben het gevoel aan bod te zijn gekomen en dat de meerderheid zelfs overwogen heeft (getuige het luisteren) hun mening in vraag te stellen. er is geen verliezer, er wordt op zijn minst geluister, steunt op het principe dat een afwijkende mening niet hinderlijk is, maar verrijkend.
bemerk: geen van de zes manieren is de beste. Het hangt af van de situatie (tijd, belang, is aanvaarding belangrijk, ...)


home | naar projectmanagement | naar boven